策劃企業全體員工大會,會議預約管理系統不能少!

　　企業或集團進行會議策劃不單單是PPT的堆砌，會議需要安排流程、安排場地、安排節目、安排餐飲、通知接待、安排場地設備、安排印刷文宣、安排預算等等。會議預約管理系統是用于改善會議室預定情況以及使用率，讓會議組織得更便捷，并避免因會議室預定造成的沖突問題。會議預約系統實現了高效的數字化會議模式，同時方便了各方參會人員隨時了解會議狀態及變化，防止預訂信息沖突或相關服務資源交付錯誤。

　　優良的會議策劃是完滿舉辦會議的前提，會議預約系統可以幫助管理實現流程簡化以及分配工作落到實處。首先會議預約管理平臺可以通過網頁、移動端、PC端等方式進行后臺登錄，然后挑選好會議室場地、時間、日期等信息內容，隨后可以選擇參會人員，議預定成功后，系統自動生成通知信息，包含會議地點、時間、主題等關鍵信息，可設置在會議預定成功和會議召開前 以郵件或者短信的方式推送給每一個參會的成員。會議室預定信息實時傳遞到大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上，信息顯示屏上實時顯示當天的會議室名稱，會議名稱，會議時間等預定信息列表，實現會議引導功能。

　　如是大型企業的員工大會，可以進行會議室參會人員的分配，根據不同部門、不同科室等信息進行會議座位的安排等工作。會議室預約系統可以進行參會人員簽到功能，支持掃描、人面識別、指紋、刷卡等簽到方式，方便對到場人員的數據統計。會議預約系統最后可以選擇會議需要準備的硬件設備、以及茶水、名牌、筆紙等后勤工作站，會議室后勤管理人員根據會議時間安排工作，根據不同需求安排每個會議室，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置。

　　對于會議宣傳以及指引可以通過信息發布系統進行，在企業每個角落展示出會議的主題、時間、地點和指引路線等，會議信息預告通過網絡發送至會議室門口或者企業前臺的顯示終端上;同時具有多媒體信息發布功能，可同時顯示天氣、時間、以及其他多媒體內容。減少傳統會議紙質印刷材料，更加環保節約。

　　會議預約管理系統除了策劃全體員工大會使用外，在日常的會議室預約上也可以使用，最大限度地提高工作效率，為用戶提供了一個集中、靈活、高效的會議信息預約發布和管理平臺。朗歌是一家十多年的會議預約系統廠家，致力為各行業領域打造專屬的會議預約系統解決方案，歡迎咨詢。